會議管理制度
1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。
2、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。
3、管理權(quán)責(zé)：
3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。
4、會議分類：
5、管理內(nèi)容：
5.1 會議提擬與審批。
5.1.1 公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團(tuán)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。
5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
5. 3 會議準(zhǔn)備。
5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：
1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；
2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：
（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；
（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；
（3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。
5.3.2 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：
1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；
2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；
3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：
1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。
2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。
3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：
1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件3）上簽到。
2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。