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      會(huì)議邀請(qǐng)?jiān)敿?xì)流程

      發(fā)布時(shí)間:2017-03-17  編輯:bingjian 手機(jī)版

        一個(gè)會(huì)議要怎么去邀請(qǐng)人呢,希望下面的這些內(nèi)容能幫到你。

        a、信息發(fā)布

        b、回執(zhí)處理

        c、確認(rèn)通知

        信息發(fā)布

        從媒體上分,邀請(qǐng)有以下幾種形式:

        印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)

        電子郵件

        印刷媒介公告

        電子媒介公告

        信息發(fā)布的內(nèi)容通常包括:

        主題

        時(shí)間

        地點(diǎn)(暫定或者候選)

        主要議程及安排

        費(fèi)用 標(biāo)準(zhǔn)等

        有些還附送會(huì)議企劃書,目的是讓與會(huì)者了解參會(huì)的意義及對(duì)會(huì)議的期望。

        回執(zhí)處理

        對(duì)于主辦者來說,回執(zhí)是對(duì)會(huì)議策劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。

        回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要,應(yīng)當(dāng)做到合理、圓滿,通常包括如下信息:

        a、明確的人數(shù)

        b、職務(wù)

        c、性別

        d、聯(lián)系方式

        e、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間

        f、迎送要求等

        回執(zhí)收到后,通常需要統(tǒng)計(jì)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

        回執(zhí)可以有多種形式,如:

        a、傳真

        b、信函

        c、電子郵件

        d、網(wǎng)路回執(zhí)

        e、電話

        需要指出的是,如果會(huì)議和條件允許,應(yīng)該在回執(zhí)中考慮到與會(huì)者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等。

        確認(rèn)通知

        如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn),可以發(fā)出確認(rèn)通知。

        同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有:

        a、會(huì)議的確切地點(diǎn)

        b、時(shí)間

        c、議程

        d、簽到程序

        e、會(huì)展注意事項(xiàng)等。

        會(huì)議通知有哪幾種方式?

        會(huì)議通知的方式各種各樣,其主要方式有:

        a、口頭通知

        b、電話(傳真)通知

        c、書面通知

        d、電子郵件

        口頭通知

        這種方式最突出的優(yōu)點(diǎn)是快捷、省事,適合于參加人員少的小型會(huì)議。

        電話(傳真)通知

        大多數(shù)會(huì)議都采取這種方式通知。以電話(傳真)為媒介傳遞信息,快捷、準(zhǔn)確、到位,一般情況下,成本也不高。當(dāng)然,以這種方式傳達(dá)通知時(shí),會(huì)務(wù)人員必須作通知情況書面記載。

        書面通知

        書面通知是一種傳統(tǒng)的方式,適合大型會(huì)議。如由于書面通知在傳遞過程中需要一定的時(shí)間,所以要提前準(zhǔn)備,如果在預(yù)定的時(shí)間里對(duì)方?jīng)]有收到,還需要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

        電子郵件

        它是信息時(shí)代的產(chǎn)物,綜合了上述三種方式的優(yōu)勢(shì)——快捷、準(zhǔn)確、低成本,而且內(nèi)容清楚,一目了然。目前,通過電子郵件傳達(dá)會(huì)議通知的情況越來越多。但是,由于有的地方尚未普及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),所以這種方式目前還未被普遍采用。

        以上是小編給大家推薦的《會(huì)議邀請(qǐng)?jiān)敿?xì)流程》全部內(nèi)容,希望大家會(huì)喜歡,如果你們喜歡小編的推薦,請(qǐng)繼續(xù)支持語文迷網(wǎng),謝謝大家。9:50

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