秘書(shū)人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近幾年來(lái)，當(dāng)參謀問(wèn)題引起了秘書(shū)界極大重視，大量的理論性、經(jīng)驗(yàn)性文章見(jiàn)諸報(bào)刊。相比之下，對(duì)于辦事的學(xué)門(mén)卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就"辦事"的學(xué)問(wèn)作一番探討。

　　一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)

　　(一)接受工作任務(wù)要弄清"三要素"

　　領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有"三要素"：一是內(nèi)容--辦什么事;二是時(shí)限--什么時(shí)間完成;三是要求--工作質(zhì)量，　注意事項(xiàng)等等。秘書(shū)人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把"三要素"搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。

　　(二)優(yōu)化辦事成果"三比較"。

　　辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過(guò)程也是趨利避弊、興利抑弊的過(guò)程。事物有其兩面性，比較地說(shuō)，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個(gè)方面的比較，這就是"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小"。

　　(三)把握好辦事"三形式"

　　辦事可能出現(xiàn)三種形式：1.單一辦事--在同一時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù);2.交叉辦事--同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成;3.穿插辦事--三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。

　　(四)檢驗(yàn)辦事效率"三標(biāo)準(zhǔn)"

　　秘書(shū)人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)，標(biāo)準(zhǔn)有三：l.工作質(zhì)量，是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒(méi)有潛在的問(wèn)題和漏洞;2.工作速度，有沒(méi)有超過(guò)工作時(shí)限，有沒(méi)有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形;3.對(duì)社會(huì)和群眾的影響，辦事全過(guò)程對(duì)社會(huì)、群眾有沒(méi)有不良影響。

　　(五)向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命"三注意"

　　工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以及對(duì)后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時(shí)要注意三點(diǎn)：1.不失真。對(duì)完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不隱匿問(wèn)題和缺點(diǎn)。2.不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3.不邀利。不因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作。

　　二、如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

　　做好請(qǐng)辦工作的基本要求是，秘書(shū)人員和部門(mén)事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出秘書(shū)人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。

　　(一)精心準(zhǔn)備，提出合理建議

　　(二)講究方法，選擇適當(dāng)形式

　　(三)注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦

　　(四)提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果

　　(五)以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)　　

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