提起秘書(shū)多數(shù)人會(huì)想到年輕漂亮的女孩子，也會(huì)認(rèn)為那是她們吃“青春飯”的專利。實(shí)際上秘書(shū)作為一個(gè)行業(yè)已經(jīng)形成了獨(dú)特的行業(yè)特色，在國(guó)外頂級(jí)的秘書(shū)有兩種：一種是高級(jí)決策層的成員，另一種被稱為“PA”(personalassistant)私人助理。所以秘書(shū)并不是吃“青春飯”，而是捧著“金飯碗”。當(dāng)你從前臺(tái)秘書(shū)—部門(mén)初級(jí)秘書(shū)—中級(jí)秘書(shū)—高級(jí)秘書(shū)甚至升至助理、行政總監(jiān)等位置時(shí)，秘書(shū)的發(fā)展空間實(shí)在很大。
初級(jí)秘書(shū)之“七種武器”
秘書(shū)并不像想象的那么輕松。所以，如果有意做秘書(shū)這行，那就必須先審視一下自己是否具備必要的素質(zhì)：
(1)具有細(xì)致、周到的思考習(xí)慣，一絲不茍的工作作風(fēng);
(2)辦事條理清楚、記憶準(zhǔn)確;
(3)忠心、誠(chéng)實(shí)、不喧賓奪主;
(4)了解企業(yè)和公司的部門(mén)機(jī)構(gòu)和人員配置，精通文秘工作的基本知識(shí);
(5)具有較高的外語(yǔ)水平和文字能力;
(6)具有中英文打字等現(xiàn)代化辦公手段;
(7)具有一定的公關(guān)能力，懂得一定的社交禮儀。
中級(jí)秘書(shū)之“越老越值錢(qián)”
僅僅是具備秘書(shū)的基本素質(zhì)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要想成為高級(jí)秘書(shū)，領(lǐng)導(dǎo)力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。所以秘書(shū)年輕并不是資本，反而是“越老越值錢(qián)”。高級(jí)的秘書(shū)合理年齡至少在30歲以上，年齡偏大不影響達(dá)到秘書(shū)職位的頂點(diǎn)。只有到此時(shí)才能真正領(lǐng)悟秘書(shū)工作的全部?jī)?nèi)涵。
高級(jí)秘書(shū)之角色轉(zhuǎn)換
從世界范圍來(lái)看，高級(jí)的秘書(shū)并沒(méi)有幾個(gè)是從初級(jí)、中級(jí)做到現(xiàn)在，絕大部分曾轉(zhuǎn)行做過(guò)管理工作，因此積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。
然而在國(guó)內(nèi)優(yōu)秀的資深秘書(shū)還未出現(xiàn)，因?yàn)槟壳皬氖旅貢?shū)工作即使做到頂級(jí)的秘書(shū)例如總裁助理這樣的位置，月薪也只在1萬(wàn)元左右，而實(shí)際上真正具備這樣素質(zhì)的或者說(shuō)經(jīng)過(guò)鍛煉已經(jīng)有這種能力的女性，完全可以從事高級(jí)經(jīng)理的工作，因此她們不會(huì)繼續(xù)做秘書(shū)而是選擇更好的發(fā)展了。所以那些正在做秘書(shū)的女性，大多有雙學(xué)歷的，她們的目的不是一輩子當(dāng)秘書(shū)，她們是一邊干，一邊學(xué)，等到她們積累了足夠的經(jīng)驗(yàn)，也就中途轉(zhuǎn)型了。
高級(jí)秘書(shū)需要有以下五方面的能力：
一、多元化才能(Multi-skilled)。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能;
二、組織能力(Organiser)。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案;
三、溝通能力(Communicator)。秘書(shū)需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系;
四、獲取新知識(shí)的能力(Knowledgeable)。秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐;
五、團(tuán)隊(duì)合作能力(Team-player)。秘書(shū)要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書(shū)工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
對(duì)中國(guó)想從事秘書(shū)的年輕人，專業(yè)人士建議：“要成為一名好秘書(shū)，最關(guān)鍵的是對(duì)這份工作真正感興趣，并以此為動(dòng)力抓住每個(gè)機(jī)會(huì)，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場(chǎng)的需求。”